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France - Grippe A : la Cnil simplifie les obligations des employeurs

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    Grippe A : la Cnil simplifie les obligations des employeurs



    Dans une délibération, la Cnil allège la procédure de déclaration des fichiers de salariés établis dans le cadre du plan de continuité d’activité, lié au contexte de pandémie grippale.



    Dans une délibération du 10 septembre, la Cnil a décidé de dispenser les entreprises et administrations de déclaration préalable pour les fichiers de salariés mis en place dans le cadre de l’élaboration et du suivi des plans de continuité d’activité (PCA) en cas de pandémie grippale, sous réserve du respect de certaines conditions.
    Les employeurs qui, compte tenu d’une situation particulière, ne respecteront pas ces conditions devront effectuer la déclaration à la Cnil. La commission justifie cette décision « au regard du fort impératif de santé publique et de maintien de l’activité économique ».

    Finalité du traitement et informations recuillies

    Pour ouvrir droit à la dispense de déclaration, la finalité des fichiers doit se limiter :

    – à contribuer à l’élaboration d’un PCA dans le contexte d’une pandémie grippale, en identifiant les personnes susceptibles d’être indisponibles en raison de leur situation familiale et/ou de leur mode de déplacement ;

    – dans le cadre du suivi de ce plan, à prévenir les salariés des mesures prises par l’employeur ;

    – à réaliser tous traitements statistiques non nominatifs liés à l’élaboration et à l’activation du plan.

    Le traitement ne peut être utilisé pour la gestion courante du personnel.

    Par ailleurs, seules les informations suivantes peuvent être collectées :

    – identité : nom, nom marital, prénoms, adresse personnelle, coordonnées téléphoniques personnelles et
    e-mail personnel ;

    – situation familiale : présence au foyer d’enfants à charge de moins de 3 ans, ou scolarisés (école maternelle et primaire) et autres contraintes personnelles pouvant empêcher de rendre sur son lieu de travail en cas de pandémie (telles que parents à charge) ;

    – vie professionnelle : lieu de travail, numéro d’identification interne (sauf NIR), emploi occupé, coefficient hiérarchique, caractéristiques du poste, et, à titre indicatif, si la personne est volontaire pour travailler à distance en cas de pandémie ;

    – moyens de déplacement : mode de transport habituel et alternatif ;

    – utilisation de matériel informatique (si les fonctions l’exigent) : compétences informatiques, équipement informatique personnel et accès à Internet à domicile.

    Les données concernant la situation familiale doivent se limiter à des réponses uniquement par oui ou non aux questions posées. Autre obligation : les informations traitées ne peuvent être recueillies que de manière facultative, sauf obligations législatives ou réglementaires spécifiques.
    La Cnil précise dans un communiqué que le fichier ne doit pas contenir de données médicales sur les personnes atteintes de la grippe, le recueil de telles informations relevant uniquement des missions du médecin du travail.
    Par ailleurs, s’agissant des modalités de recueil, la Commission indique que la communication des données par le salarié s’effectue par renvoi direct sous pli ou par mail à la personne désignée au sein du service RH, ou de la cellule de crise mise en place le cas échéant.

    Conservation et confidentialité

    Autres conditions pour pouvoir bénéficier de la dispense de déclaration, le respect d’une certaine durée de conservation des données recueillies, leur confidentialité et l’information des salariés concernés.

    • Durée de conservation.
    La Commission souligne que de tels fichiers n’ont pas vocation à être permanents. Si ces informations ne peuvent faire l’objet d’un traitement qu’à compter du franchissement du seuil d’alerte de situation 4 (seuil déjà franchi par la France), dès l’atteinte du seuil d’alerte de situation 7 (fin de la pandémie), le traitement de ces données devra être supprimé. En revanche, la partie non nominative du plan relative à l’identification des activités essentielles au maintien de l’entreprise n’a pas à être supprimée.

    • Confidentialité et information des salariés.
    Peuvent seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, être destinataires de tout ou partie des informations collectées les personnes habilitées des services du personnel et, le cas échéant, celles en charge de la cellule de crise « pandémie grippale» mise en place au sein de l’entreprise ou de l’administration. Des mesures visant à contrôler les accès au traitement et à sécuriser les communications des données doivent être mises en œuvre. Par ailleurs, les salariés concernés doivent être informés de l’existence du fichier, de sa finalité, des destinataires de ces données et des modalités pratiques d’exercice de leur droit d’accès aux informations les concernant.

    - CNIL, délibération n° 2009-476 du 10 septembre 2009
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