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Grippe A : la Cnil simplifie les obligations des employeurs
Dans une d?lib?ration, la Cnil all?ge la proc?dure de d?claration des fichiers de salari?s ?tablis dans le cadre du plan de continuit? d?activit?, li? au contexte de pand?mie grippale.
Dans une d?lib?ration du 10 septembre, la Cnil a d?cid? de dispenser les entreprises et administrations de d?claration pr?alable pour les fichiers de salari?s mis en place dans le cadre de l??laboration et du suivi des plans de continuit? d?activit? (PCA) en cas de pand?mie grippale, sous r?serve du respect de certaines conditions.
Les employeurs qui, compte tenu d?une situation particuli?re, ne respecteront pas ces conditions devront effectuer la d?claration ? la Cnil. La commission justifie cette d?cision ? au regard du fort imp?ratif de sant? publique et de maintien de l?activit? ?conomique ?.
Finalit? du traitement et informations recuillies
Pour ouvrir droit ? la dispense de d?claration, la finalit? des fichiers doit se limiter :
? ? contribuer ? l??laboration d?un PCA dans le contexte d?une pand?mie grippale, en identifiant les personnes susceptibles d??tre indisponibles en raison de leur situation familiale et/ou de leur mode de d?placement ;
? dans le cadre du suivi de ce plan, ? pr?venir les salari?s des mesures prises par l?employeur ;
? ? r?aliser tous traitements statistiques non nominatifs li?s ? l??laboration et ? l?activation du plan.
Le traitement ne peut ?tre utilis? pour la gestion courante du personnel.
Par ailleurs, seules les informations suivantes peuvent ?tre collect?es :
? identit? : nom, nom marital, pr?noms, adresse personnelle, coordonn?es t?l?phoniques personnelles et
e-mail personnel ;
? situation familiale : pr?sence au foyer d?enfants ? charge de moins de 3 ans, ou scolaris?s (?cole maternelle et primaire) et autres contraintes personnelles pouvant emp?cher de rendre sur son lieu de travail en cas de pand?mie (telles que parents ? charge) ;
? vie professionnelle : lieu de travail, num?ro d?identification interne (sauf NIR), emploi occup?, coefficient hi?rarchique, caract?ristiques du poste, et, ? titre indicatif, si la personne est volontaire pour travailler ? distance en cas de pand?mie ;
? moyens de d?placement : mode de transport habituel et alternatif ;
? utilisation de mat?riel informatique (si les fonctions l?exigent) : comp?tences informatiques, ?quipement informatique personnel et acc?s ? Internet ? domicile.
Les donn?es concernant la situation familiale doivent se limiter ? des r?ponses uniquement par oui ou non aux questions pos?es. Autre obligation : les informations trait?es ne peuvent ?tre recueillies que de mani?re facultative, sauf obligations l?gislatives ou r?glementaires sp?cifiques.
La Cnil pr?cise dans un communiqu? que le fichier ne doit pas contenir de donn?es m?dicales sur les personnes atteintes de la grippe, le recueil de telles informations relevant uniquement des missions du m?decin du travail.
Par ailleurs, s?agissant des modalit?s de recueil, la Commission indique que la communication des donn?es par le salari? s?effectue par renvoi direct sous pli ou par mail ? la personne d?sign?e au sein du service RH, ou de la cellule de crise mise en place le cas ?ch?ant.
Conservation et confidentialit?
Autres conditions pour pouvoir b?n?ficier de la dispense de d?claration, le respect d?une certaine dur?e de conservation des donn?es recueillies, leur confidentialit? et l?information des salari?s concern?s.
? Dur?e de conservation. La Commission souligne que de tels fichiers n?ont pas vocation ? ?tre permanents. Si ces informations ne peuvent faire l?objet d?un traitement qu?? compter du franchissement du seuil d?alerte de situation 4 (seuil d?j? franchi par la France), d?s l?atteinte du seuil d?alerte de situation 7 (fin de la pand?mie), le traitement de ces donn?es devra ?tre supprim?. En revanche, la partie non nominative du plan relative ? l?identification des activit?s essentielles au maintien de l?entreprise n?a pas ? ?tre supprim?e.
? Confidentialit? et information des salari?s. Peuvent seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, ?tre destinataires de tout ou partie des informations collect?es les personnes habilit?es des services du personnel et, le cas ?ch?ant, celles en charge de la cellule de crise ? pand?mie grippale? mise en place au sein de l?entreprise ou de l?administration. Des mesures visant ? contr?ler les acc?s au traitement et ? s?curiser les communications des donn?es doivent ?tre mises en ?uvre. Par ailleurs, les salari?s concern?s doivent ?tre inform?s de l?existence du fichier, de sa finalit?, des destinataires de ces donn?es et des modalit?s pratiques d?exercice de leur droit d?acc?s aux informations les concernant.
- CNIL, d?lib?ration n? 2009-476 du 10 septembre 2009
Dans une d?lib?ration, la Cnil all?ge la proc?dure de d?claration des fichiers de salari?s ?tablis dans le cadre du plan de continuit? d?activit?, li? au contexte de pand?mie grippale.
Dans une d?lib?ration du 10 septembre, la Cnil a d?cid? de dispenser les entreprises et administrations de d?claration pr?alable pour les fichiers de salari?s mis en place dans le cadre de l??laboration et du suivi des plans de continuit? d?activit? (PCA) en cas de pand?mie grippale, sous r?serve du respect de certaines conditions.
Les employeurs qui, compte tenu d?une situation particuli?re, ne respecteront pas ces conditions devront effectuer la d?claration ? la Cnil. La commission justifie cette d?cision ? au regard du fort imp?ratif de sant? publique et de maintien de l?activit? ?conomique ?.
Finalit? du traitement et informations recuillies
Pour ouvrir droit ? la dispense de d?claration, la finalit? des fichiers doit se limiter :
? ? contribuer ? l??laboration d?un PCA dans le contexte d?une pand?mie grippale, en identifiant les personnes susceptibles d??tre indisponibles en raison de leur situation familiale et/ou de leur mode de d?placement ;
? dans le cadre du suivi de ce plan, ? pr?venir les salari?s des mesures prises par l?employeur ;
? ? r?aliser tous traitements statistiques non nominatifs li?s ? l??laboration et ? l?activation du plan.
Le traitement ne peut ?tre utilis? pour la gestion courante du personnel.
Par ailleurs, seules les informations suivantes peuvent ?tre collect?es :
? identit? : nom, nom marital, pr?noms, adresse personnelle, coordonn?es t?l?phoniques personnelles et
e-mail personnel ;
? situation familiale : pr?sence au foyer d?enfants ? charge de moins de 3 ans, ou scolaris?s (?cole maternelle et primaire) et autres contraintes personnelles pouvant emp?cher de rendre sur son lieu de travail en cas de pand?mie (telles que parents ? charge) ;
? vie professionnelle : lieu de travail, num?ro d?identification interne (sauf NIR), emploi occup?, coefficient hi?rarchique, caract?ristiques du poste, et, ? titre indicatif, si la personne est volontaire pour travailler ? distance en cas de pand?mie ;
? moyens de d?placement : mode de transport habituel et alternatif ;
? utilisation de mat?riel informatique (si les fonctions l?exigent) : comp?tences informatiques, ?quipement informatique personnel et acc?s ? Internet ? domicile.
Les donn?es concernant la situation familiale doivent se limiter ? des r?ponses uniquement par oui ou non aux questions pos?es. Autre obligation : les informations trait?es ne peuvent ?tre recueillies que de mani?re facultative, sauf obligations l?gislatives ou r?glementaires sp?cifiques.
La Cnil pr?cise dans un communiqu? que le fichier ne doit pas contenir de donn?es m?dicales sur les personnes atteintes de la grippe, le recueil de telles informations relevant uniquement des missions du m?decin du travail.
Par ailleurs, s?agissant des modalit?s de recueil, la Commission indique que la communication des donn?es par le salari? s?effectue par renvoi direct sous pli ou par mail ? la personne d?sign?e au sein du service RH, ou de la cellule de crise mise en place le cas ?ch?ant.
Conservation et confidentialit?
Autres conditions pour pouvoir b?n?ficier de la dispense de d?claration, le respect d?une certaine dur?e de conservation des donn?es recueillies, leur confidentialit? et l?information des salari?s concern?s.
? Dur?e de conservation. La Commission souligne que de tels fichiers n?ont pas vocation ? ?tre permanents. Si ces informations ne peuvent faire l?objet d?un traitement qu?? compter du franchissement du seuil d?alerte de situation 4 (seuil d?j? franchi par la France), d?s l?atteinte du seuil d?alerte de situation 7 (fin de la pand?mie), le traitement de ces donn?es devra ?tre supprim?. En revanche, la partie non nominative du plan relative ? l?identification des activit?s essentielles au maintien de l?entreprise n?a pas ? ?tre supprim?e.
? Confidentialit? et information des salari?s. Peuvent seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, ?tre destinataires de tout ou partie des informations collect?es les personnes habilit?es des services du personnel et, le cas ?ch?ant, celles en charge de la cellule de crise ? pand?mie grippale? mise en place au sein de l?entreprise ou de l?administration. Des mesures visant ? contr?ler les acc?s au traitement et ? s?curiser les communications des donn?es doivent ?tre mises en ?uvre. Par ailleurs, les salari?s concern?s doivent ?tre inform?s de l?existence du fichier, de sa finalit?, des destinataires de ces donn?es et des modalit?s pratiques d?exercice de leur droit d?acc?s aux informations les concernant.
- CNIL, d?lib?ration n? 2009-476 du 10 septembre 2009